Privacy Policy – Frosty AI Chatbot

1. Introduzione

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali effettuate tramite Frosty, piattaforma software SaaS per chatbot basati su intelligenza artificiale sviluppata da Brokenice.

Frosty consente alle aziende clienti di integrare un assistente virtuale nei propri siti web, applicazioni o piattaforme digitali al fine di fornire supporto informativo e assistenza automatizzata agli utenti.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile.

2. Ruoli nel trattamento dei dati

Nel contesto dell'utilizzo della piattaforma Frosty, i ruoli nel trattamento dei dati sono così definiti:

Titolare del trattamento (Data Controller)
L'azienda o organizzazione cliente che utilizza Frosty e che decide le finalità e modalità del trattamento dei dati raccolti tramite il chatbot.

Responsabile del trattamento (Data Processor)
Brokenice, in qualità di fornitore della piattaforma Frosty, tratta i dati personali per conto del titolare esclusivamente al fine di fornire il servizio.

Sub-responsabili (Sub-processors)
Eventuali fornitori tecnologici utilizzati per l'erogazione del servizio (es. infrastruttura cloud, servizi di hosting, database o servizi AI) che trattano dati per conto di Brokenice.

Un Data Processing Agreement (DPA) disciplina i rapporti tra Brokenice e il cliente titolare del trattamento.

3. Tipologia di dati trattati

Durante l'utilizzo del chatbot Frosty possono essere trattati i seguenti dati:

Dati forniti volontariamente dall'utente

contenuto dei messaggi inviati al chatbot
eventuali dati inseriti nei moduli o nelle conversazioni
informazioni di contatto (se richieste dal servizio)

Dati tecnici di utilizzo

indirizzo IP
timestamp delle interazioni
informazioni tecniche del dispositivo o browser
identificatori di sessione

Durante l'utilizzo del chatbot possono essere raccolte informazioni tecniche quali pagina di provenienza, tipo di browser e sistema operativo, al fine di garantire il corretto funzionamento del servizio e migliorare l'assistenza.

Documenti caricati

Nel caso in cui il cliente utilizzi funzionalità di document retrieval o knowledge base, possono essere trattati documenti forniti dal cliente o dagli utenti.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

fornire risposte automatiche tramite chatbot
gestire richieste di assistenza o informazioni
migliorare la qualità delle risposte del sistema
garantire sicurezza, monitoraggio e funzionamento della piattaforma
adempiere a obblighi legali

Il trattamento avviene esclusivamente secondo le istruzioni del titolare del trattamento.

5. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è determinata dal titolare del trattamento e può includere:

esecuzione di un contratto o servizio richiesto dall'utente
interesse legittimo del titolare
consenso dell'interessato (quando richiesto)

Brokenice tratta i dati esclusivamente su istruzione documentata del titolare.

6. Modalità di trattamento

I dati sono trattati mediante strumenti elettronici e sistemi automatizzati.

La piattaforma Frosty utilizza tecnologie di intelligenza artificiale e modelli linguistici per generare risposte automatiche sulla base delle informazioni disponibili.

Il trattamento avviene secondo principi di:

minimizzazione dei dati
limitazione della finalità
sicurezza
integrità e riservatezza

7. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti.

Il periodo di conservazione è definito dal titolare del trattamento e può variare in funzione della configurazione del servizio.

Al termine del periodo di conservazione, i dati vengono cancellati o anonimizzati.

8. Sicurezza dei dati

Brokenice adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali, tra cui:

crittografia dei dati in transito
controllo degli accessi
isolamento dei dati tra clienti (multi-tenant)
monitoraggio dei sistemi
backup e disaster recovery

9. Diritti degli interessati

Gli utenti i cui dati sono trattati tramite il chatbot hanno diritto di:

ottenere accesso ai propri dati
richiedere la rettifica dei dati inesatti
richiedere la cancellazione dei dati
limitare il trattamento
opporsi al trattamento
ottenere la portabilità dei dati

Le richieste devono essere indirizzate al titolare del trattamento, ovvero l'azienda che gestisce il chatbot.

Brokenice supporta il titolare nell'adempimento di tali richieste secondo quanto previsto dal GDPR.

10. Trasferimenti di dati

I dati personali sono trattati principalmente all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Qualora sia necessario trasferire dati verso paesi terzi, tali trasferimenti avverranno nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR, come:

decisioni di adeguatezza
clausole contrattuali standard (SCC)

11. Utilizzo dell'intelligenza artificiale

Frosty utilizza sistemi di intelligenza artificiale per generare risposte automatiche.

Le risposte del chatbot sono generate automaticamente sulla base dei dati disponibili e potrebbero non essere sempre accurate o complete.

Il chatbot non prende decisioni automatizzate con effetti legali o significativi sugli utenti.

12. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata periodicamente per riflettere modifiche normative o evoluzioni del servizio.

Gli aggiornamenti saranno pubblicati su questa pagina con indicazione della data di revisione.

13. Contatti

Per qualsiasi richiesta relativa alla presente informativa o al trattamento dei dati personali è possibile contattare:

Brokenice
Email: privacy@brokenice.it
Sede: Assisi, Italia